GÓP Ý CHO BẢN ĐỒ TRI THỨC CHÁNH NGHĨA GROUP

Mở đầu bản đồ vì mọi kho tri thức nói ở các mục sau đều sinh ra từ một mắt xích nào đó trong chuỗi này.

Mục này mô tả CHÁNH NGHĨA GROUP như một chuỗi mắt xích nối nhau: tiếp nhận khách, tư vấn trước thiết kế, làm hồ sơ, dự toán và chấm thầu phụ, thi công theo điểm nghiệm thu, bàn giao rồi bảo hành.

Không nhìn thành chuỗi thì mỗi bộ phận tối ưu phần của mình, và chỗ nối giữa hai bộ phận là nơi hồ sơ hay bị chờ.

Đứng sau chuỗi mắt xích vì mỗi kho nuôi một hoặc vài mắt xích; đây là phần cần tên người giữ sớm nhất.

Tám kho là tám nơi lưu tri thức của CHÁNH NGHĨA GROUP, mỗi kho có mã, có người giữ và có thứ kho ấy sinh ra — từ thư viện thiết kế, đối tác cung ứng, tiêu chuẩn kỹ thuật cho tới quy tắc gốc và con người.

Chưa có kho thì tài liệu nằm rải trên máy tính của từng người; tới lúc cần tra lại một chi tiết cũ thì phải hỏi vòng quanh.

Nối tám kho với công việc hằng ngày: mọi hồ sơ vào kho đều được gắn nhãn theo ba trục này.

Mục này là ba trục phân loại công trình của CHÁNH NGHĨA GROUP: theo chân dung khách và tổng mức, theo loại khách, và theo phạm vi việc AAS làm cùng.

Không phân loại thì thư viện dự án thành một đống ảnh; muốn tìm một công trình tương tự để tham khảo thì phải mở từng thư mục.

Sau khi biết có tám kho thì phải biết tám kho ấy nằm ở đâu và ai vào được.

Mục này đề xuất một kho dữ liệu trên mạng đứng tên CHÁNH NGHĨA GROUP, tám thư mục đúng tám kho, để tri thức có một chỗ ở cố định thay vì nằm trên máy tính của từng người.

Để tài liệu trên máy tính cá nhân thì mỗi lần thay người là một lần tìm lại từ đầu, và bản nào là bản cuối thì không ai chắc.

Đây là phần làm cho tám kho không rời nhau; thiếu phần nối ấy thì mỗi kho là một hòn đảo.

Mục này nói về cách các mã nối vào nhau: mã công trình gọi mã hồ sơ, mã hồ sơ gọi mã vật tư, mã vật tư gọi mã nhà cung cấp — để tra ngược được từ một viên gạch về đúng công trình đã dùng.

Không nối mã thì mỗi lần khách hỏi lại về một vật tư cũ, người phụ trách phải lục lại hợp đồng và ảnh chụp để đoán.

Sau khi có kho và có mã thì cần trang riêng để người thật vào lấy, không phải ai cũng mở cả kho.

Mục này giới thiệu các trang mở vào từng kho: mỗi trang cho một nhóm người dùng, và mỗi trang chỉ mở đúng phần kho mà nhóm ấy cần.

Không có trang riêng thì mọi yêu cầu tra cứu đều dồn về một hai người thạo việc, và chính vài người ấy thành chỗ tắc của cả công ty.

Đặt gần cuối vì đây là phần chỉ chạy đúng khi ba phần trước đã có nền; mở trợ lý trước khi có nền là trợ lý trả lời trôi chảy bằng mảnh chưa kiểm.

Mục này mô tả ba tầng của phần AI: vai của trợ lý, tri thức trợ lý được đọc, và quy tắc trợ lý phải theo — người của CHÁNH NGHĨA GROUP vẫn ký ở mọi điểm không đảo ngược.

Mở trợ lý khi kho còn trống thì trợ lý sẽ trả lời bằng thứ trợ lý tự suy ra, và người đọc khó biết chỗ nào là thật.

Kết bản đồ bằng danh sách việc cụ thể, để buổi làm việc không dừng ở mức đồng ý chung chung.

Mục này gom những việc cần chốt trong buổi đầu để tuần một chạy được ngay: tên người giữ từng kho, thời hạn từng bước, và ba bộ hồ sơ thật làm mẫu.

Không chốt thì tuần một bắt đầu bằng việc đi hỏi lại từng người, và một tuần trôi qua trước khi có thứ đầu tiên dựng được.

Đứng đầu hồ sơ vì mọi mục sau đều đọc theo cách hiểu này; hiểu sai chỗ này thì cả bốn tuần đi lệch.

Mục này ghi CHÁNH NGHĨA GROUP là ai trong hồ sơ của AAS: một nhà thầu vừa thiết kế vừa thi công trọn gói mảng dân dụng ở Bình Dương, năng lực thi công hạng I, và đang giữ một bảng vật tư ba mức kê tới từng món mà thị trường quanh vùng chưa ai có.

Bỏ qua thì hai bên làm việc trên hai cách hiểu khác nhau về chính CHÁNH NGHĨA GROUP, và mỗi lần trao đổi lại phải quay về giải thích từ đầu.

Đứng sau phần giới thiệu vì việc chỉ chạy khi biết hỏi ai; các mục sau đều dẫn về hai cái tên này.

Mục này ghi rõ ai đại diện CHÁNH NGHĨA GROUP và ai đại diện AAS trong bốn tuần đầu, để mỗi câu hỏi đi thẳng tới đúng người thay vì đi vòng.

Chưa rõ đại diện thì mỗi việc phải hỏi lại xem ai quyết, và những việc cần quyết nhanh ở công trường sẽ phải chờ.

Nối phần giới thiệu với phần triển khai: đây là hình hài của hệ mà bốn tuần sẽ dựng.

Mục này trình bày cấu trúc AAS đề xuất cho CHÁNH NGHĨA GROUP: tám kho tri thức có mã, ba trục phân loại công trình, và chuỗi mười hai công đoạn từ tiếp nhận khách tới rút kinh nghiệm.

Không có cấu trúc chung thì mỗi bộ phận lưu tài liệu một kiểu, và người mới vào CHÁNH NGHĨA GROUP phải mất vài tháng mới biết tìm thứ mình cần ở đâu.

Sau khi biết dựng gì và ai giữ, đây là câu trả lời cho khi nào và mỗi tuần nhìn thấy được thứ gì.

Mục này là nhịp bốn tuần AAS đề xuất: tuần một dựng móng dữ liệu, tuần hai bộ mẫu theo chân dung khách, tuần ba chạy thử chuỗi A đến Z trên một công trình thật, tuần bốn mở tầng tinh hoa và gom một địa chỉ.

Không có nhịp thì bốn tuần thành một danh sách việc không có điểm nghiệm thu, và không ai biết đang ở đâu so với dự kiến.

Đứng cuối hồ sơ vì đây là chỗ mở ra dùng thật, sau khi đã hiểu cấu trúc và nhịp làm việc.

Mục này liệt kê các trang của CHÁNH NGHĨA GROUP: bộ kit gom mọi trang vào một địa chỉ, bản đề xuất, hồ sơ, bản đồ tri thức, và ba phiếu thu thông tin.

Không gom một chỗ thì mỗi trang là một đường dẫn rời gửi qua tin nhắn, và sau một tuần không ai tìm lại được.